ConectaPH — Sistema de Gestión de Infracciones Residenciales
Guía completa para administradores de copropiedad: aprende a gestionar el ciclo de vida completo de una infracción, desde el reporte hasta la resolución definitiva.
🏠¿Qué es ConectaPH?
ConectaPH es un sistema web diseñado para copropiedades (condominios, conjuntos residenciales, urbanizaciones) que permite gestionar de forma digital, ordenada y legalmente válida todo el proceso relacionado con infracciones al reglamento de convivencia.
La plataforma automatiza las notificaciones, genera documentos oficiales con membrete, lleva trazabilidad de cada caso y garantiza el debido proceso legal exigido en Colombia.
Funcionalidades principales
Gestión de Infracciones
Registra, categoriza y haz seguimiento a cada reporte con trazabilidad completa.
Notificaciones Automáticas
Correos automáticos al infractor, reportante, consejo y vigilancia en cada etapa.
Debido Proceso Legal
Flujo completo: llamado de atención, descargos, sanciones y recursos de reposición.
Documentos Oficiales
Generación automática de llamados de atención y resoluciones con membrete.
Reportes y Métricas
Dashboards con estadísticas por tipo, sector, infractor y período.
Circulares con IA
Redacta circulares informativas para la comunidad asistido por IA.
Gestión de Residentes
Historial completo de infractores y reportantes. Reincidencia automática.
Seguridad y Roles
Control de acceso por roles. Cada unidad solo ve sus propios datos.
🔑Acceso al sistema
Inicio de sesión
Ingresa a la URL de la plataforma y haz clic en "Iniciar sesión".
- 1Abre el navegador
Ingresa la URL de tu plataforma ConectaPH. Compatible con Chrome, Firefox, Edge y Safari.
- 2Ingresa tus credenciales
Escribe tu correo electrónico y contraseña. Activa «Recordarme» si usas un equipo privado.
- 3Verificación de correo
La primera vez deberás verificar tu cuenta a través del enlace que llega a tu correo.
- 4Acceso al dashboard
Una vez autenticado, serás redirigido al Panel Administrativo de tu copropiedad.
Recuperación de contraseña
Haz clic en "¿Olvidaste tu contraseña?". El sistema envía un enlace de recuperación a tu correo.
👤Roles de usuario
| Rol | Descripción | Acceso |
|---|---|---|
| Administrador | Administrador de una copropiedad. | Panel administrativo, infracciones, sanciones, documentos, reportes y configuración de su unidad. |
| Superadmin | Administrador global de ConectaPH. | Todo lo anterior + panel global, gestión de unidades, usuarios, pagos, métricas y soporte. |
| Residente (externo) | Cualquier persona de la comunidad. | Formulario de reporte (vía QR) y formulario de descargos (vía enlace en correo). |
📊Panel Administrativo (Dashboard)
Al iniciar sesión eres llevado al Panel Administrativo, la vista central con el resumen en tiempo real de tu copropiedad.
Tarjetas de métricas
Pendientes
Infracciones reportadas que aún no han sido procesadas.
En Proceso
Infracciones que ya iniciaron el proceso disciplinario.
Resueltas
Infracciones que llegaron a resolución final.
Total
Número total de infracciones registradas.
Módulos del menú lateral
| Módulo | Función |
|---|---|
| ⊞ Panel Administrativo | Vista principal con resumen y métricas. |
| 💳 Infracciones | Listado completo de todas las infracciones. |
| ⚖️ Sanciones | Infracciones que derivaron en sanción económica. |
| 🧾 Cuentas de Cobro | Resumen de sanciones por mes para facturación. |
| 📊 Reportes | Gráficas, KPIs y exportación de datos. |
| 👥 Infractores | Base de datos de infractores con historial. |
| 👤 Reportantes | Base de datos de personas que han reportado. |
| 📄 Documentos | Historial de documentos oficiales generados. |
| ⚙️ Configuración | Datos de la copropiedad, correos y montos. |
🔄Flujo completo de una infracción
Una infracción sigue un ciclo de vida predefinido. Existen tres posibles caminos de resolución:
Circular Informativa
Comunicación masiva a la comunidad. Sin sanción personal.
Llamado de Atención
Documento formal de amonestación al infractor. Sin multa.
Proceso de Sanción
Proceso formal ante el Consejo que puede culminar en multa.
Diagrama del flujo general
Reporte de la infracción
Un residente reporta vía QR o el administrador la registra directamente. Estado: Pendiente.
Notificación automática
El sistema envía correos al administrador, reportante, vigilancia y consejo.
Asignación del infractor
El administrador vincula al infractor identificado. Estado: En Proceso.
Decisión del tipo de resolución
El admin decide: Circular, Llamado de Atención o Proceso de Sanción.
Proceso disciplinario
Se genera el documento correspondiente y se notifica a las partes.
Resolución final
La infracción queda Resuelta. Si hubo sanción, aparece en Cuentas de Cobro.
Estados de una infracción
📱Reporte público vía código QR
Cada copropiedad tiene un código QR único que puede imprimirse en zonas comunes. Al escanearlo, cualquier residente puede reportar una infracción sin necesidad de iniciar sesión.
Los 6 pasos del formulario
Política de tratamiento de datos
El reportante acepta la política de privacidad antes de continuar.
Datos personales del reportante
Nombre, documento, tipo de residente, correo y apartamento.
Categoría de la infracción
Se selecciona la categoría y subcategoría del incidente.
Detalles del incidente
Fecha, hora, lugar, identificación del infractor (si se conoce) y descripción.
Evidencias
Adjunta hasta 5 archivos (imágenes hasta 10 MB o videos hasta 50 MB).
Confirmación
Se muestra el resumen. Al confirmar, el sistema crea la infracción y envía notificaciones.
💳Módulo de Infracciones
El módulo de Infracciones es el corazón del sistema. Aquí puedes ver, filtrar y gestionar todas las infracciones de tu copropiedad.
Columnas de la tabla
- Radicado: número único de identificación (ej: MDA-0001)
- Infractor: nombre del residente identificado
- Reportante: nombre de quien reportó el hecho
- Categoría: tipo de infracción
- Fecha: fecha en que ocurrió el incidente
- Estado: estado actual del proceso
Filtros disponibles
- Por estado: Todos / Pendiente / En Proceso / Llamado de Atención / Resuelta
- Por radicado: búsqueda directa por número de radicado
Acciones disponibles en el detalle
| Acción | Cuándo usarla |
|---|---|
| ✏️ Editar datos del infractor | Cuando hay que corregir o completar los datos del infractor. |
| ⚠️ Enviar Llamado de Atención | Cuando se decide resolver sin sanción económica pero con amonestación formal. |
| ⚖️ Iniciar Proceso de Sanción | Cuando la gravedad amerita el proceso ante el Consejo. |
| 📢 Generar Circular | Cuando el incidente es mejor tratado como comunicación masiva a la comunidad. |
| 📤 Notificar al reportante | Para informarle el estado del proceso. |
| 📤 Notificar al consejo | Para involucrar al consejo en la revisión. |
⚠️Llamado de Atención
El Llamado de Atención es la forma más leve de resolución. Se usa cuando el hecho no amerita una sanción económica pero sí requiere una comunicación formal.
¿Cómo generarlo?
- 1Ve al detalle de la infracción
Desde el listado de Infracciones, haz clic en el ojo (👁) de la infracción.
- 2Verifica que el infractor esté asignado
El sistema requiere un infractor vinculado antes de continuar.
- 3Haz clic en «Llamado de Atención»
Serás redirigido al formulario con los datos del caso precargados.
- 4Revisa y confirma el documento
Previsualiza el documento. Incluye automáticamente logo y datos de la copropiedad.
- 5Descarga y envía
Se genera un PDF oficial y el sistema envía el documento al infractor por correo.
⚖️Proceso de Sanción
Cuando una infracción es suficientemente grave, el administrador inicia el proceso formal de sanción, compuesto por varias etapas que garantizan el debido proceso legal.
Etapas del proceso
| Etapa | Descripción | Notificaciones |
|---|---|---|
| 📋 Solicitud al Consejo | El administrador eleva el caso al Consejo para que decida si procede la sanción. | Correo al consejo con el informe del caso. |
| 🗳️ Decisión del Consejo | El Consejo avala o rechaza la sanción. El admin registra la decisión. | Correo al reportante e infractor con la decisión. |
| 📄 Informe a Revisoría | Se notifica a la Revisoría Fiscal sobre el proceso iniciado. | Correo a Revisoría con el resumen del caso. |
| 💬 Invitación a Descargos | Se invita al infractor a presentar su defensa. Tiene 10 días hábiles para responder. | Correo al infractor con enlace único y fecha de vencimiento. |
| ✍️ Descargos recibidos | El infractor responde a través del formulario en línea. | Correo al administrador con los descargos. |
| 🔄 Recurso de Reposición | El infractor puede impugnar la decisión del Consejo. | Correo al infractor con enlace al recurso. |
| ⚖️ Ratificación | El Consejo ratifica o revoca la sanción definitivamente. | Correo a infractor y reportante con la resolución final. |
Resultado final
💬Descargos
Los descargos permiten al infractor ejercer su derecho de defensa presentando argumentos y evidencias.
¿Cómo funciona?
- 1El admin envía la invitación
Desde el detalle de la infracción (etapa Descargos), hace clic en «Enviar invitación a descargos».
- 2El infractor recibe el correo
Recibe un correo con el detalle de la infracción y un botón «Presentar mis descargos».
- 3El infractor completa el formulario
En la página pública (sin login) puede redactar su defensa y adjuntar hasta 5 archivos.
- 4El admin recibe la respuesta
Recibe una notificación y puede ver la respuesta desde el detalle de la infracción.
🔄Recurso de Reposición
El Recurso de Reposición es el segundo mecanismo de defensa. Se activa después de que el Consejo decidió sancionar y el infractor quiere impugnar esa decisión.
- 1El infractor recibe el enlace
Recibe un correo con un enlace único para presentar el recurso.
- 2El infractor presenta el recurso
Redacta sus argumentos de impugnación y puede adjuntar documentos adicionales.
- 3El Consejo revisa y decide
Puede ratificar la sanción o decidir no sancionar.
- 4Registro de la decisión final
El admin registra la decisión. El proceso queda cerrado y se notifica a todas las partes.
⚖️Módulo de Sanciones
Muestra únicamente las infracciones que derivaron en un proceso de sanción. Permite hacer seguimiento a cada etapa del proceso disciplinario.
Información visible
- Número de radicado e infractor
- Fecha del incidente
- Etapa actual del proceso de sanción
- Acceso rápido al detalle completo
🧾Cuentas de Cobro
Centraliza todas las sanciones ejecutadas organizadas por mes, facilitando el cobro de multas a los infractores.
¿Qué muestra?
- Sanciones ejecutadas agrupadas por mes
- Nombre del infractor, apartamento, categoría
- Fecha de infracción y fecha de ratificación de la sanción
- Si fue confirmada vía recurso de reposición
- Monto de la multa y total del mes
👥Módulo de Infractores
Base de datos de personas identificadas como infractoras. Permite control de reincidencia y gestión centralizada.
Información de cada infractor
- Nombre completo, apartamento y correo
- Número de WhatsApp
- Tipo de residente (Propietario / Arrendatario / Propietario no residente)
- Número de infracciones cometidas
- Historial expandible de infracciones vinculadas
👤Módulo de Reportantes
Registra a todas las personas que han utilizado el sistema para reportar infracciones. Se crea automáticamente al completar el formulario público.
Información de cada reportante
- Nombre completo, correo y apartamento
- Tipo de residente y fecha de registro
- Número total de reportes realizados
- Historial expandible con cada infracción y su estado actual
📄Módulo de Documentos
Centraliza todos los documentos oficiales generados por el sistema.
| Tipo de documento | Descripción |
|---|---|
| 📨 Llamado de Atención | Documento formal emitido al infractor como amonestación. |
| 📋 Invitación a Descargos | Comunicación formal invitando al infractor a presentar su defensa. |
| 📩 Informe a Revisoría | Comunicado para la Revisoría Fiscal sobre el proceso de sanción. |
| ⚖️ Resolución de Sanción | Documento final con la decisión ratificada por el Consejo. |
| ✅ Resolución de No Sanción | Documento oficial comunicando que no procede la sanción. |
| 📢 Circular | Comunicación informativa emitida a la comunidad. |
📊Reportes y Métricas
Estadísticas visuales y exportables sobre infracciones y rendimiento de gestión.
KPIs disponibles
Total ingresos
Suma histórica de multas cobradas.
Ingresos mes actual
Multas ratificadas en el mes en curso.
Total sanciones
Sanciones ejecutadas históricamente.
Infracciones activas
Infracciones sin resolución definitiva.
Tasa de resolución
% de infracciones resueltas vs. total.
Infracciones este mes
Nuevas infracciones en el mes actual.
Gráficas disponibles
- Infracciones por mes: área comparando año actual vs. anterior
- Ingresos por mes: barras con montos cobrados y sanciones
- Por categoría: barras con las categorías más frecuentes
- Distribución por estado: gráfica de torta por estado
- Tipo de resolución: proporciones de sanciones, llamados y circulares
Con el botón "Exportar Excel" puedes descargar una tabla completa del año en formato CSV para análisis externos.
📢Circulares Masivas
Comunicaciones formales dirigidas a toda la comunidad cuando un incidente debe informarse de forma colectiva sin proceso disciplinario individual.
- 1Ve al detalle de la infracción
Haz clic en «Generar Circular» para ese caso.
- 2El sistema genera un borrador con IA
ConectaPH usa Inteligencia Artificial para redactar la circular a partir de los datos del incidente.
- 3Revisa y confirma el texto
Puedes ajustar el contenido antes de aprobar.
- 4Descarga el documento
Se genera un PDF con membrete oficial listo para imprimir o distribuir digitalmente.
🔔Notificaciones automáticas por correo
ConectaPH envía correos automáticos en cada etapa, eliminando comunicaciones manuales y garantizando que todas las partes estén informadas.
| Momento | Destinatario(s) | Contenido |
|---|---|---|
| Nuevo reporte | Administrador, Vigilancia, Consejo, Reportante | Confirmación del reporte con número de radicado y detalles. |
| Llamado de Atención | Infractor, Reportante | Documento adjunto y notificación de cierre del caso. |
| Solicitud al Consejo | Consejo de Administración | Informe completo para que el Consejo tome su decisión. |
| Decisión del Consejo | Infractor, Reportante | Notificación de la decisión sobre el proceso. |
| Informe a Revisoría | Revisoría Fiscal | Comunicado oficial del proceso disciplinario. |
| Invitación a Descargos | Infractor | Enlace único con plazo y detalles del cargo imputado. |
| Recordatorio (día 5) | Infractor | Recordatorio automático si aún no ha respondido. |
| Descargos recibidos | Administrador | Notificación de que el infractor presentó sus descargos. |
| Recurso de Reposición | Infractor | Enlace para presentar el recurso. |
| Ratificación de Sanción | Infractor, Reportante | Resolución definitiva con el monto de la multa. |
| No Sanción | Infractor, Reportante | Comunicación de cierre sin sanción. |
| Bienvenida | Nuevo administrador | Activación de cuenta e instrucciones de acceso. |
⚙️Configuración de la unidad
Personaliza todos los datos de tu copropiedad usados en documentos y notificaciones.
Información de la copropiedad
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Aparece en todos los documentos oficiales generados. |
| NIT | Número de identificación tributaria de la copropiedad. |
| Dirección | Dirección física que aparece en documentos y correos. |
| Teléfono | Número de contacto de la administración. |
| Número de vigilancia | WhatsApp de vigilancia para notificaciones. |
| Monto multa por sanción | Valor en pesos colombianos de la multa por sanción ejecutada. |
| Logo | Aparece en encabezados de todos los documentos y correos. |
Correos de notificación
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Correo del Consejo | Recibe solicitudes y decisiones del Consejo de Administración. |
| Correo de Vigilancia | Recibe notificación de cada nueva infracción reportada. |
| Correo de Revisoría | Recibe informes de procesos de sanción. |
🏢Panel Superadmin
Exclusivo para usuarios con rol superadmin. Permite gestionar la plataforma a nivel global.
Dashboard Global
KPIs globales: unidades activas, total de infracciones, sanciones en proceso e ingreso proyectado.
Unidades
Gestión de todas las copropiedades: crear, activar/desactivar, editar y ver estadísticas.
Usuarios
Gestión de administradores: crear, asignar a unidad y enviar invitación de bienvenida.
Pagos
Control de suscripciones: fecha último pago, próximo vencimiento y estado.
Soporte
Herramientas de diagnóstico y soporte técnico para las copropiedades.
Métricas
Análisis global de uso, tendencias y rendimiento por unidad.
❓Preguntas frecuentes
¿Puedo registrar una infracción manualmente sin el formulario QR?
Sí. El administrador puede registrar cualquier infracción directamente desde el panel administrativo, aunque las evidencias y la aceptación de política de datos deberán gestionarse por fuera del sistema.
¿Qué pasa si el infractor no presenta sus descargos en el plazo?
El sistema envía un recordatorio automático al día 5. Si el plazo vence sin respuesta, el administrador puede continuar el proceso. El enlace de descargos queda expirado.
¿Se pueden editar los documentos generados?
Los documentos PDF son definitivos una vez generados (garantía de integridad legal). Sin embargo, antes de generar puedes revisar y ajustar la información del caso.
¿Las notificaciones de correo llevan el logo de mi copropiedad?
Sí. Si has subido el logo en Configuración, todos los correos incluirán tu logo en el encabezado junto con el nombre y datos de la copropiedad.
¿Puede un infractor ver el estado de su proceso?
El infractor recibe notificaciones por correo en cada etapa relevante. No tiene acceso al panel administrativo.
¿El sistema funciona en móviles?
Sí. La plataforma es una aplicación web responsiva que funciona correctamente en tablets y teléfonos. El formulario público (QR) está optimizado especialmente para móviles.
¿Puedo exportar los datos de infracciones?
Sí. Desde el módulo de Reportes puedes exportar un archivo Excel/CSV con toda la información del año vigente.
¿Cómo obtengo soporte técnico?
A través de la opción «Ayuda» en el menú lateral del panel, o directamente al correo de soporte de la plataforma.